مهارات إعداد و كتابة التقارير تعتبر من مهارات الاتصال الاداري ،وتعتبر كتابة التقارير نوع من أنواع الكتابة الوظيفية التي تتضمن جمع قدر كبير من المعلومات والحقائق ،حول موضوع معين،وكذلك تتضمن وصف لسير عمل أو مشروع معين ،قيد الانشاء أو تم تنفيذه بالفعل ،فيتضمن تحليلات ،أو توصيات أو اقتراحات تفيد عمل معين أو مشروع معين ،كما وتعتبر كتابة التقارير وسيلة اتصال فعال في منشآت الأعمال بين المستويات الادارية المختلفة .
كيفية كتابة التقرير:
أولاً :الهدف العام من التقرير :
قبل البدء بكتابة التقرير يجب أن تفكر بالهدف العام من التقرير ،مثلاً أن تفكر بما أنت مطالب به حتى تستطيع تحديد طريقة كتابة التقرير ،وأيضاً أن تفكر بكيفية اعطاء المعلومات ،فقد تكون هذه المعلمات متعلقة بتفسير ظاهرة معينة أو موقف معين ،أو قد تكون متعلقة بتقديم آراء واقتراحات جديدة حول مسألة معينة ،أو قد تكون تتعلق بوصف مشكلة معينة واعطاء الحلول الممكنة لها ،أو قد تتعلق بالمساعدة باتخاذ قرار معين ،وأيضاً يجب تحديد متطلبات قارئ هذا التقرير وماذا يريد أن يعرف ،وكيف يمكن توصيل المعلمات وتحليلها له،فقد يكون القارئ مديرك بالعمل ،أوأستاذك بالجامعة ،أو مدير يريد تقييم عمل قمت به ،ففكر كيف يمكنك تقديم تقرير موجز صحيح ودقيق .
ثانياً :أهمية كتابة التقرير:
لكتابة التقارير أهمية كبيرة في مجال العمل وأيضاً العلم منها:
- يعد وسيلة اتصال هامة.
- يعد التقرير مصدر من مصادر المعلومات.
- يساعد في التنسيق والترابط بين وحدات العمل.
- يوفر المعلومات اللازمة لصناعة القرار.
- يعد وسيلة رقابية فعالة ،لتحديد ما تم انجازه ،وما سيت انجازه.
ثالثاً:مواصفات التقرير الجيد:
هناك أنواع عديدة من التقارير ،فهناك تقارير ادارية ،فنية ،علمية ..والخ ،ولكن تشترك جميع التقارير بالمواصفات ،ومن هذه المواصفات:
- يجب أن يكون التقرير واضح ،سهل الاستيعاب ،وكذلك موجز.
- يجب أن يكون التقرير دقيق،ويغطي كافة الجوانب.
- يجب أن يحتوي التقرير على معلومات صحيحة ،ويجب أيضاً أن نتحرى الدقة والموضوعية عند كتابة التقرير .
- يجب أن يكون التقرير قادر على الاستنتاج والربط بين الأمور .
- يجب أن تتحرى في كتابة التقرير استخدام الألفاظ الصحيحة والمعبرة .
- يجب أن يكون التقرير منسق بطريقة جميلة .
رابعاً :مراحل كتابة التقرير:
المرحلة الأولى:مرحلة الإعداد والتجهيز:
تتضمن هذه المرحلة معرفة الهدف من التقرير ،وكذلك تحديد الغرض منه تحديد متطلبات القارئ ،كما سبق وذكرنا ،وأيضاً تتضمن هذه المرحلة معرفة مصادر المعلومات :
- معرفة مصادر المعلومات سواء كانت من السجلات والوثائق ،الملاحظات العلمية والاستبيانات ،والحوار ،ثم نقوم بجمع الحقائق والأفكار حول موضع معين سواء بالتسجيل أو المشاهدة .
- مراجعة ما تم جمعه من معلومات وحقائق وأفكار .
المرحلة الثانية:مرحلة الترتيب والتنسيق:
هناك عدة أمور يجب أخذها بعين الاعتبار ،حتى نستطيع كتابة تقرير دقيق ومنظم من هذه الأمور :
- كتابة الغرض الرئيسي من التقرير ،لتتأكد من مدى فهمك للعمل .
- تحديد الهيكل المبدئي للتقرير ،وذلك بتحديد المعلومات المتشابهة والمترابطة وضعها في جزئية واحدة .
- مراجعة العنوان الرئيسي للتقرير ،وكذلك تحديد العناوين الفرعية التي يتضمنها.
- استخدام وسائل الايضاح كالرسوم البيانية وغيرها ،إن أمكن.
المرحلة الثالثة:مرحلة كتابة التقرير :
وتتضمن أجزاء التقرير التي تتكون من:
أ- بداية التقرير :
- صفحة عنان التقرير
