مهارات إعداد و كتابة التقارير تعتبر من مهارات الاتصال الاداري ،وتعتبر كتابة التقارير نوع من أنواع الكتابة الوظيفية التي تتضمن جمع قدر كبير من المعلومات والحقائق ،حول موضوع معين،وكذلك تتضمن وصف لسير عمل أو مشروع معين ،قيد الانشاء أو تم تنفيذه بالفعل ،فيتضمن تحليلات ،أو توصيات أو اقتراحات تفيد عمل معين أو مشروع معين ،كما وتعتبر كتابة التقارير وسيلة اتصال فعال في منشآت الأعمال بين المستويات الادارية المختلفة .
كيفية كتابة تقرير :
أولاً :الهدف العام من التقرير :
قبل البدء بكتابة التقرير يجب أن تفكر بالهدف العام من التقرير ،مثلاً أن تفكر بما أنت مطالب به حتى تستطيع تحديد طريقة كتابة التقرير ،وأيضاً أن تفكر بكيفية اعطاء المعلومات ،فقد تكون هذه المعلومات متعلقة بتفسير ظاهرة معينة أو موقف معين ،أو قد تكون متعلقة بتقديم آراء واقتراحات جديدة حول مسألة معينة ،أو قد تكون تتعلق بوصف مشكلة معينة واعطاء الحلول الممكنة لها ،أو قد تتعلق بالمساعدة باتخاذ قرار معين ،وأيضاً يجب تحديد متطلبات قارئ هذا التقرير وماذا يريد أن يعرف ،وكيف يمكن توصيل المعلمات وتحليلها له،فقد يكون القارئ مديرك بالعمل ،أوأستاذك بالجامعة ،أو مدير يريد تقييم عمل قمت به ،ففكر كيف يمكنك تقديم تقرير موجز صحيح ودقيق .
ثانياً :أهمية كتابة التقرير:
لكتابة التقارير أهمية كبيرة في مجال العمل وأيضاً العلم منها:
- يعد وسيلة اتصال هامة.
- يعد التقرير مصدر من مصادر المعلومات.
- يساعد في التنسيق والترابط بين وحدات العمل.
- يوفر المعلومات اللازمة لصناعة القرار.
- يعد وسيلة رقابية فعالة ،لتحديد ما تم انجازه ،وما سيت انجازه.
ثالثاً:مواصفات التقرير الجيد:
هناك أنواع عديدة من التقارير ،فهناك تقارير ادارية ،فنية ،علمية ..والخ ،ولكن تشترك جميع التقارير بالمواصفات ،ومن هذه المواصفات:
- يجب أن يكون التقرير واضح ،سهل الاستيعاب ،وكذلك موجز.
- يجب أن يكون التقرير دقيق،ويغطي كافة الجوانب.
- يجب أن يحتوي التقرير على معلومات صحيحة ،ويجب أيضاً أن نتحرى الدقة والموضوعية عند كتابة التقرير .
- يجب أن يكون التقرير قادر على الاستنتاج والربط بين الأمور .
- يجب أن تتحرى في كتابة التقرير استخدام الألفاظ الصحيحة والمعبرة .
- يجب أن يكون التقرير منسق بطريقة جميلة .
رابعاً :مراحل كتابة التقرير:
المرحلة الأولى:مرحلة الإعداد والتجهيز:
تتضمن هذه المرحلة معرفة الهدف من التقرير ،وكذلك تحديد الغرض منه تحديد متطلبات القارئ ،كما سبق وذكرنا ،وأيضاً تتضمن هذه المرحلة معرفة مصادر المعلومات :
- معرفة مصادر المعلومات سواء كانت من السجلات والوثائق ،الملاحظات العلمية والاستبيانات ،والحوار ،ثم نقوم بجمع الحقائق والأفكار حول موضع معين سواء بالتسجيل أو المشاهدة .
- مراجعة ما تم جمعه من معلومات وحقائق وأفكار .
المرحلة الثانية:مرحلة الترتيب والتنسيق:
هناك عدة أمور يجب أخذها بعين الاعتبار ،حتى نستطيع كتابة تقرير دقيق ومنظم من هذه الأمور :
- كتابة الغرض الرئيسي من التقرير ،لتتأكد من مدى فهمك للعمل .
- تحديد الهيكل المبدئي للتقرير ،وذلك بتحديد المعلومات المتشابهة والمترابطة وضعها في جزئية واحدة .
- مراجعة العنوان الرئيسي للتقرير ،وكذلك تحديد العناوين الفرعية التي يتضمنها.
- استخدام وسائل الايضاح كالرسوم البيانية وغيرها ،إن أمكن.
المرحلة الثالثة:مرحلة كتابة التقرير :
وتتضمن أجزاء التقرير التي تتكون من:
أ- بداية التقرير :
- صفحة عنوان التقرير:وتتضمن عنوان التقرير ،عدد صفحاته ،رقمه ،ويتضمن أيضاً اسم معد التقرير ،والجهة التي سيوجه إليها التقرير.
- محتويات التقرير:تتضمن الأقسام والموضوعات التي يحتوي عليها التقرير ،وكذلك تحتوي على قائمة بأرقام الرسوم البيانية التي قدي يحتوي عليها التقرير ،وتحتوي على صفحة تحتوي مقدمة التقرير وملخص عام عن التقرير .
- ملخص التقرير:يحتوي ملخص التقرير على خلاصة التقرير بما يحتويه ،وما الغرض منه،وما الأمور المستخدمة فيه ،وكذلك نتائجه.
- نتائج التقرير:يحتوي على ما تم التوصل إليه،بناء على جمع المعلومات والبيانات.
- التوصيات:تشمل التوصيات التي أمكن الوصول إليها.
- التقرير التفصيلي :وتشمل هيكل التقرير الأساسي ،وبيان كيفية الحصول على نتائج التقرير.
- الملاحق:تشمل جميع الملاحق التي ذكرت بالتقرير.
ب- الأسلوب:
هناك عدة أساليب بالكتابة ،قد يكن أسلوب السرد المنطقي،أو يمكن أن يتبع أسلوب الفقرات ،ولكن بكل الأحوال يجب أن يتبع أسلوب التقرير تتابع الأفكار والحقائق وكذلك المعلومات.
ج- ترتيب وتنسيق التقرير:
حتى يكن أمر قراءة التقرير سهل ومفهوم ،يجب تقسيم التقرير بشكل واضح ومنسق ،فنقوم بترقيم الفقرات والأجزاء التي يحتويها التقرير بشكل سهل وواضح حتى يتم تمييز الفقرات والأجزاء المتشابهة .
د-استخدام الوسائل الإيضاحية:
تعتبر الوسائل الإيضاحية ،وسيلة جيدة وفعالة لعرض وتوضيح الأفكار والبيانات الموجودة بالتقرير ،ولكن يجب ربط الأفكار بوسيلة الإيضاح التي تناسبه حتى يتم عرض الفكرة بشكل أوضح.
ه- مقدمة التقرير:
مقدمة التقرير لا تحتوي على التفاصيل الموجودة بالتقرير ،أو أقسامه .
و-كتابة أقسام التقرير ومرفقاته:
يحتوي على الأقسام التي يحتويهها التقرير ،وكذلك المرفقات التي تضمنها التقرير.
ز-خاتمة التقرير:
تحتوي الخاتمة على ملخص لأقسام التقرير،ملخص ملخص لنتائج التقرير ،مع ذكر القرارات التي يجب اتخاذهها كنتيجة للتوصيات.
ح- قائمة المراجع:
تحتوي على المراجع التي اعتمدت عليها في جمع المعلومات الخاصة بالتقرير.
المرحلة الرابعة:مرحلة مراجعة التقرير:
هذه المرحلة يجب أن تتسم بالموضوعية ،والإنتقاد البناء ،أي بمعنى انظر لتقريرك وكأن شخصاً أخر قام بإعداده ،لذلك قم بمراجعته وأعد سرد أهداف تقريرك بعقلك وانظر هل استطعت بالفعل تحقيق الهدف من التقرير ،كذلك انظر هل شكله وتنسيقه مناسب وجميل ،وتأكد من تحقيقه لكامل مواصفات التقرير الجيد .
وبذلك نكون قد انتهينا من شرح كيفية كتابة تقرير .
