كيف تُصبح أكثر إنتاجية في العمل

ربما تشعر في بعض الأحيان أنه من الصعب أن تبقى بنفس الإنتاجية والحماس في العمل، حتى لو كنت تود ذلك، فهذا لا يكفي. إذا أدرت أن تخرج من حالة تدهور إنتاجيتك في العمل، عليك أن تُغير من عقليتك وكيفية التعامل مع عملك. فإذا أصبحت تُنظم مهامك الخاصة وتُحافظ على كامل تركيزك أثناء العمل وتعتني بنفسك، فستكون أكثر فعالية و إنتاجية في العمل . نقدم لك عزيزي القارئ بعض الأفكار لتُصبح أكثر إنتاجية في العمل.

أولاً: تنظيم المهام

كتابة قائمة مرجعية:

يُمكن أن تُساعدك قائمة المهام لتبقى على المسار الصحيح في العمل. حدِّد عدد المهام المكتوبة في القائمة حتى لا تضغط وتُوتر نفسك. اختر أكثر 3 مهام يجب أن تنهيها، تلك المهام الكبيرة والحاسمة والأكثر أهمية يجب أن تُنجِزها قبل أي شيء آخر. بعد ذلك، اكتب باقي المهام الثانوية لتُنجزها إذا كان لديك الوقت الكافي للقيام بها.

• اكتب قائمة المهام الخاصة بك قبل ليلة وركّز عليها في اليوم التالي.
• كُن دقيقاً أثناء كتابة قائمة المهام، وقسّم المهام إلى أجزاء صغيرة وخصِّص وقتاً لكل مهمة.

تتّبَع يومك لتعرف أين يضيع وقتك:

ألقِ نظرة على النمط الذي تقضي فيه وقتك وأين يضيع. هل تجد نفسك تقضي الكثير من الوقت على صفحة الفيس بوك؟ أم أنك تتحدث كثيراً مع زملائك في العمل في غرفة الاستراحة؟ عليك معرفة أين يضيع وقتك لتتوقف عن فعله وتكون أكثر إنتاجية.

قسِّم مشاريعك إلى مهام صغيرة:

ربما يكون من الصعب أن تشعر بالإنجاز إذا قضيت يوماً كاملاً في إنجاز شيء معين ولم تُنهيهه بعد. قسّم مشاريعك الكبيرة إلى نجاحات صغيرة لكي يُساعدك على الشعور بالحماس ولتكون أكثر إنتاجية في العمل

• فإذا كُنت تعمل على إنشاء ميزانية للشركة طول اليوم، فكّر في كل خطوة لإنشاء تلك الميزانية.

انشأ روتين يومي:

أخبِر عقلك وجسمك أنه حان وقت العمل من خلال إنشاء نظام روتيني. مثل أن تبدأ يومك كل صباح بنفس الطريقة (مثل القيام ببعض تمارين اليوغا، شرب القهوة، أو سماع بعض الموسيقى)

• حدّد وقت معين خلال يومك لتفقد الإيميل ومواقع التواصل الأخرى.
• لا تُضيع الوقت في تفقد بريدك ومواقعك الخاصة بشكل جنوني طوال اليوم.

ثانياً: حافظ على تركيزك أثناء العمل

تحقّق من نفسك:

عندما تصل إلى العمل، خصِّص خمس دقائق في التفكير بكتابة قائمة من المهام ليومك. فكِّر بكيفية إنجاز تلك المهام خلال ساعات العمل، وأجبر نفسك كل ساعة لإعادة تركيزك. عُد للساعة التي قضيتها مُؤخراً واسأل نفسك إذا ما كنت قد حققت إنجازاً ما خلال تلك الساعة أم لا. التزم بأن تجعل الساعة القادمة أكثر إنتاجية. وعندما ينتهي يومك؛ اسأل نفسك كيف قضيت يومك؟ هل كان مُثمراً؟ كيف يُمكنك التغيير لجعل الغد أكثر نجاحاً؟

تعلّم كيف يُمكنك القيام بعملك بشكل جيد:

إذا كنت تعرف كيفية القيام بعملك بشكلٍ ممتاز، فإن ذلك سيتطلب القليل من الجهد. حيث إن معرفة ما يمكنك القيام بفعله بشكل جيد يسمح لك بالتفوق في عملك. على الرغم من ذلك، عليك أن تتحدى نفسك بأشياء جديدة وأن تستمر في بناء نفسك وتطوير مهاراتك وتُساهم في تطوير شركتك ولتحمي نفسك من الشعور بالملل:

• اسعَ من أجل الحصول على المزيد من التدريب والمعرفة ليُساعدك على إتقان عملك. فإذا كنت لا تستطيع أن تُنجز المهام فهذا يعني أنه ليس لديك المهارة أو المعرفة المناسبة.

حافِظ على حماسك لتتجنب التلكؤ والمُماطلة:

إن السبب الكبير وراء المماطلة في العمل هو أنك خائف أو تتهرب، اجبر نفسك على العمل بكل طاقتك، واجبر نفسك كذلك على القيام بشيء حتى لو لمدة 5 دقائق فقط. بمجرد البدء في عمل شيء ما فسوف تكون أكثر حماساً للاستمرار والعمل عليه أكثر وأكثر حتى يتم إنجازه:

• أغلق هاتفك الخلوي ونظِّف مكتبك من حولك لتتجنب تشتت التركيز الذي يُشجع على المماطلة.
• افعل بعض المهام الصعبة قبل وجبة الغداء عندما تكون في قمة نشاطك وحماسك.

اهتم فقط بما يُمكنك التحكم به:

ركِّز وقتك وطاقتك على ما يمكنك التحكم به. لا تقلق وتُجهد نفسك بما هو خارج عن سيطرتك. فإذا بدأت تشعر بالقلق حول ما يقوم به زملائك في العمل وتُوتر نفسك فهذا يعني أنك تُضيِّع الوقت الخاص بك. لذلك إذا أردت أن تشعر بالإنجاز والفعالية، عليك أن تُركِز على ما هو تحت سيطرتك ولا تقلق بشأن ما يفعله الآخرين.

تعاون مع زملاء العمل:

تعاون مع فريق العمل لتُنجز المهام بشكل أسرع ولتقديم أفكار جديدة للمشروع. إن العمل مع الآخرين وطلب المساعدة عندما تحتاجها يُساعدك لتكون أكثر انتاجية.

العمل بكفاءة:

إذا كنت ترغب بأن تكون عاملاً أكثر إنتاجية، عليك أن تكون عاملاً مُجِد وماهر. توقّف عن فعل مهام مُتعددة وركِّز بمهمة واحدة في كل مرة. فإذا حاولت أن تفعل عشر مهام في آن واحد فلن تستطيع أن تُكمل أي شيء من هذه المهام.

ثالثاً: اعتني بنفسك

خذ استراحة:

لن تستطيع أن تكون مُجِداً في عملك إذا لم تكن تسمح لنفسك بأخذ قسط من الراحة. امنح نفسك بعض الوقت لتكون بعيداً عن العمل كل بضع ساعات. تناول وجبة خفيفة، اذهب للمشي قليلاً أو التأمل لإعادة شحن دماغك بالطاقة ليستمر بالعمل ويُصبح أكثر كفاءة.

توقَّف عن العمل في وقت محدد:

إذا كنت تُجبر نفسك على التوقف عن العمل عند انتهاء فترة العمل، سوف تكون أكثر إنتاجية عندما تكون في الدوام. قُم بتحديد وقت مُعين خلال النهار لكي تتوقف عن العمل بشكل نهائي وخطِّط للقيام بشيء مثير للاهتمام بعد انتهاء دوام العمل لتُشجع نفسك على التوقف عن العمل ولتُعيد نشاطك لليوم التالي.

خفِّف من حدة التوتر:

إن المفتاح الرئيسي في إبقاء التوتر بعيد عنك هو أن تشعر بالسيطرة. اجعل أيامك مُجدولة ليُساعدك على الشعور أنك مُسيطر. تأكّد من أن لديك فكرة واضحة عما هو مُتوقع منك في العمل ليُساعدك على تجنب التوتر. افعل بعض التمارين التي تُخفف من حدة التوتر بعد العمل (مثل القراءة، الاستماع الى الموسيقى، عمل بعض بمارين اليوغا، أو القيام بأي هواية إبداعية).

نتمنى عزيزي القارئ أن تكون قد حققت الفائدة المرجوة من المقال وتعرفت على كيف لك أن تُصبح أكثر إنتاجية في العمل.

ودُمتم بعافية…